Primeiro funcionário: o que muda na contabilidade quando você contrata

Contratar o primeiro funcionário costuma ser tratado como decisão de RH. Mas antes de publicar a vaga, há decisões contábeis que pesam tanto quanto o salário — algumas delas mudam até o imposto que a empresa paga todo mês.

Este texto mostra o que muda antes, durante e depois da admissão.

Antes de contratar

Verifique se o seu enquadramento permite

MEI pode ter no máximo um empregado. Para o segundo, a migração para ME é obrigatória — detalhamos o processo em como sair do MEI. Empresas já enquadradas como ME ou EPP não têm esse limite.

Calcule o custo real, não só o salário

O salário é só uma parte da conta. Somam-se FGTS (8% do salário, depositado todo mês), provisão de 13º salário e de férias com o adicional de 1/3, além do INSS patronal, que pode ou não estar embutido no DAS do Simples Nacional dependendo do anexo de enquadramento da empresa.

Avalie o impacto no Fator R

Para empresas de serviço no Simples Nacional, a folha de pagamento — incluindo o pró-labore dos sócios — entra num cálculo chamado Fator R. Se ela representar 28% ou mais da receita bruta dos últimos 12 meses, a tributação vai para o Anexo III, com alíquotas menores; abaixo disso, cai no Anexo V, mais caro. Contratar — ou ajustar o pró-labore — pode ser exatamente o que falta para cruzar essa linha e pagar menos imposto.

O que muda na rotina, na prática

Registro e admissão pelo eSocial

Toda contratação formal passa pelo eSocial: exame admissional, assinatura de contrato, registro do vínculo. É o primeiro evento de uma rotina que passa a ser mensal.

Folha de pagamento mensal

Cálculo de salário, descontos de INSS e IRRF do empregado, depósito do FGTS — tudo isso passa a acontecer todo mês, com prazos que não podem atrasar sem gerar multa.

Obrigações recorrentes

Guias mensais, eventos periódicos do eSocial, declarações anuais. É a parte da contabilidade que o MEI e a empresa sem funcionários simplesmente não tinham.

Direitos que passam a existir

Férias com 1/3, décimo terceiro, FGTS mensal, aviso prévio e verbas rescisórias em caso de desligamento. Provisionar esses valores desde o primeiro mês evita que eles apareçam como surpresa de caixa lá na frente.

Erros comuns na primeira contratação

• Definir salário ou pró-labore sem olhar o Fator R. Pode empurrar a empresa para o anexo mais caro do Simples sem que ninguém perceba até o boleto do mês seguinte.
• Não provisionar férias e 13º. O custo existe desde o primeiro mês de trabalho, mesmo que só seja pago meses depois.
• Achar que o Simples Nacional dispensa toda a rotina de departamento pessoal. Não dispensa — eSocial e folha continuam obrigatórios independentemente do regime tributário.
• Contratar informalmente, achando que "é só um ajudante". Vínculo empregatício não depende do nome do cargo, e sim das condições reais de trabalho — o passivo trabalhista de uma contratação informal costuma ser maior do que a economia que ela parecia gerar.

Perguntas frequentes

Empresa MEI pode contratar funcionário?

Sim, até um empregado, com carteira assinada e obrigações trabalhistas normais. Para o segundo, a migração para ME passa a ser obrigatória.

Contratar aumenta o imposto da empresa no Simples Nacional?

Pode diminuir, dependendo do Fator R — se a folha passar a representar 28% ou mais da receita, empresas de serviço migram do Anexo V para o Anexo III, mais barato. Mas é preciso olhar também o custo total dos encargos.

Preciso de um sistema de ponto para o primeiro funcionário?

A lei exige controle de jornada, mas o formato varia conforme o número de empregados e a política da empresa.

Posso contratar como prestador de serviço para evitar encargos trabalhistas?

É um risco alto. Se houver subordinação, horário fixo e exclusividade, a Justiça do Trabalho pode reconhecer vínculo empregatício mesmo com contrato de PJ — gerando um passivo retroativo maior do que a economia pretendida.